Politique de protection des renseignements personnels

Technologies BEETICS inc. (« BEETICS », « nous ») conçoit et exploite Tangibles, une application qui aide le personnel des écoles du Québec à faire vivre leur système de soutien au comportement positif (SCP). Cette politique explique, en termes simples, quels renseignements personnels nous traitons, pourquoi, avec qui, où ils sont conservés, pendant combien de temps et comment exercer vos droits. Elle tient lieu de politique de confidentialité et de politique de gouvernance au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).

Deux situations différentes
Responsable de la protection des renseignements personnels
Renseignements traités dans Tangibles
Pourquoi nous utilisons ces renseignements
Élèves mineurs
Site beetics.com et témoins (cookies)
Fournisseurs de services et lieux d'hébergement
Sécurité
Conservation et destruction
Vos droits
Incidents de confidentialité
Plaintes
Modifications

1. Deux situations différentes

a) Dans Tangibles, nous agissons pour le compte des écoles. L'école ou le centre de services scolaire qui utilise Tangibles (l'« organisation scolaire ») décide quels renseignements elle nous confie et à quelles fins. Elle demeure responsable de ces renseignements. Nous les traitons uniquement pour lui fournir le service, selon un contrat écrit qui prévoit les mesures de protection, l'usage exclusif aux fins du contrat et la destruction des renseignements à la fin du contrat. Les questions sur les renseignements d'un élève ou d'un membre du personnel peuvent être adressées à l'école ou à nous; nous transmettons alors la demande à l'école et l'aidons à y répondre.

b) Pour nos propres activités, nous sommes responsables des renseignements. C'est le cas pour les visiteurs du site beetics.com et pour nos échanges avec les personnes-ressources de nos clients (soutien, facturation, communications d'affaires).

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Daven Martel, président, agit comme responsable de la protection des renseignements personnels.

Courriel: daven@beetics.com
Poste: Technologies BEETICS inc., Responsable de la protection des renseignements personnels, 318-A, rue Marie-de-l'Incarnation, Québec (Québec) G1N 3G6

Le responsable veille à l'application de cette politique, approuve les règles de conservation et de destruction, tient le registre des incidents de confidentialité, réalise les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et traite les demandes et les plaintes.

3. Renseignements traités dans Tangibles

Élèves (fournis par l'école): prénom, nom, numéro de fiche attribué par le centre de services scolaire, école, année scolaire, niveau, groupe-repère et groupes-classes, points reçus et échangés (date, motif, membre du personnel qui les a attribués) et solde de points. Nous ne recueillons ni adresse, ni date de naissance, ni photo, ni courriel d'élève, ni renseignement de santé.

Membres du personnel scolaire: prénom, nom, adresse courriel professionnelle, école, rôle dans l'application (par exemple membre du comité de pilotage), groupes suivis et préférences d'affichage.

Parents: les parents n'ont pas de compte. Un parent peut consulter le profil de son enfant en balayant le code QR de l'élève, avec le même accès en lecture que l'élève. Nous ne recueillons aucun renseignement sur les parents.

Renseignements techniques: rapports d'erreurs et de plantage de l'application (modèle et système de l'appareil, version de l'application, déroulement de l'erreur), et adresse IP traitée par nos systèmes de sécurité pour bloquer les abus (les compteurs anti-abus sont effacés automatiquement après 15 minutes).

4. Pourquoi nous utilisons ces renseignements

Fournir Tangibles à l'école: attribuer et échanger des points, afficher les profils et l'historique, produire les étiquettes à code QR et les statistiques demandées par l'école.
Permettre la connexion: envoi au personnel de liens de connexion par courriel, connexion des élèves par code QR.
Assurer la sécurité du service, prévenir la fraude et corriger les erreurs.
Offrir le soutien technique et gérer la relation d'affaires avec l'organisation scolaire (contrat, facturation).

Nous ne vendons aucun renseignement personnel, ne faisons aucune publicité, n'utilisons aucun renseignement d'élève à des fins commerciales et ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. L'application permet au personnel de l'école de suivre les comportements positifs reconnus par des points; ce suivi est fait par l'école, dans le cadre de son système SCP et de sa mission éducative.

5. Élèves mineurs

Les renseignements des élèves nous sont communiqués par l'organisation scolaire, dans le cadre de sa mission éducative et du contrat qui nous lie à elle. Nous ne recueillons pas de renseignements directement auprès des élèves en dehors de ce cadre. Nous fournissons aux écoles un modèle d'avis pour informer les élèves et les parents de l'utilisation de Tangibles.

6. Site beetics.com et témoins (cookies)

Le site beetics.com ne comporte aucun formulaire. Il utilise des témoins strictement nécessaires à son fonctionnement et, seulement si vous y consentez, des témoins de statistiques (Google Analytics) qui nous aident à comprendre la fréquentation du site. Ces témoins de statistiques sont désactivés par défaut. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix en tout temps au moyen de l'icône située en bas à gauche de chaque page. Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire.

Si vous nous écrivez, nous utilisons votre adresse et le contenu de votre message uniquement pour vous répondre.

Liste des témoins utilisés sur beetics.com

7. Fournisseurs de services et lieux d'hébergement

Nous faisons appel aux fournisseurs suivants, liés par des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité. Ils ne peuvent utiliser les renseignements qu'aux fins des services qu'ils nous rendent.

Fournisseur	Rôle	Lieu
Google Cloud et Firebase (Google)	Base de données, fonctions et stockage de Tangibles	Montréal, Canada
Firebase Authentication et Remote Config (Google)	Comptes de connexion du personnel, paramètres de l'application	États-Unis
Firebase Crashlytics (Google) et Sentry	Rapports d'erreurs et de plantage	États-Unis
SMTP2GO	Envoi des courriels de connexion	États-Unis
Cloudflare	Diffusion du site et de l'application, pare-feu, contrôle d'accès, vérification anti-robots	Réseau mondial (traitement en transit)
Google Workspace et Missive	Courriel de BEETICS	États-Unis et Canada
Zoho Invoice (Zoho)	Facturation des organisations clientes	États-Unis
Notion	Gestion interne (suivi des clients et des projets)	États-Unis
Cookiebot (Usercentrics)	Gestion du consentement aux témoins sur beetics.com	Union européenne
Google Analytics (Google)	Statistiques de visite de beetics.com, avec consentement	États-Unis

Les renseignements des élèves (profils, groupes, points) sont hébergés à Montréal. Certains renseignements sont communiqués à l'extérieur du Québec par les fournisseurs indiqués ci-dessus. Avant toute communication à l'extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et nous assurons que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate.

Nous pouvons aussi communiquer un renseignement sans consentement lorsque la loi l'exige ou le permet (par exemple à la demande d'une autorité compétente) et, en cas de vente ou de réorganisation de l'entreprise, à l'acquéreur, dans les conditions prévues par la loi.

8. Sécurité

Chiffrement des communications (HTTPS) et des données hébergées.
Accès administratif réservé au responsable de la protection des renseignements personnels et protégé par une vérification en deux étapes.
Règles d'accès qui limitent chaque utilisateur aux renseignements de son école; les élèves ne voient que leur propre profil.
Limites anti-abus sur la connexion, pare-feu et journaux d'activité.
Vérification que les requêtes proviennent de l'application Tangibles authentique: attestation de l'appareil par Apple et Google dans l'application mobile, vérification anti-robots de Cloudflare sur le Web (sans témoin publicitaire).
Aucune donnée réelle dans nos environnements de test.
Audit de sécurité de l'application en 2026 et correctifs appliqués par étapes.

BEETICS n'a pas d'employé. Toute personne qui travaillerait un jour pour nous avec accès à des renseignements personnels devra signer un engagement de confidentialité et recevoir une formation sur cette politique.

9. Conservation et destruction

Dans Tangibles

Ces règles sont appliquées automatiquement, chaque nuit, par nos systèmes.

Élèves. Tous les renseignements d'un élève, y compris après son départ de l'école, sont conservés pour l'année scolaire en cours et les cinq années scolaires précédentes: profil, groupes, inscriptions et historique de points. Un élève qui ne figure plus dans les listes de la nouvelle année scolaire est archivé automatiquement (il n'apparaît plus dans l'application); s'il revient, son dossier et tout son historique sont conservés, peu importe les changements de groupe d'une année à l'autre. Lorsque la dernière année scolaire d'un élève sort de cette période, tous ses renseignements sont détruits, y compris son accès.
Groupes, inscriptions et points. Ils sont conservés pour l'année scolaire en cours et les cinq années scolaires précédentes. Au-delà, ils sont détruits; pour un élève encore présent, seul son solde reporté est conservé, sans aucun autre renseignement.
Personnel scolaire. Le compte d'un membre du personnel est supprimé dès que l'école le retire. Son nom demeure dans l'historique des points qu'il a attribués, détruit selon la règle précédente.
Fin du contrat. À la fin du contrat, l'organisation scolaire peut obtenir une copie de ses renseignements dans un format structuré et couramment utilisé. Nous détruisons ensuite tous ses renseignements au plus tard 90 jours après la fin du contrat.
Données techniques. Liens de connexion: 15 minutes. Étiquettes à code QR générées: 24 heures. Compteurs anti-abus: 15 minutes. Journaux techniques: 30 jours (journaux d'audit de sécurité: 400 jours).

Pour nos propres activités

Ces durées s'appliquent aux renseignements dont nous sommes responsables (section 1 b). Au terme de chacune, les renseignements sont détruits.

Documents comptables et fiscaux. Factures, paiements, contrats et la correspondance qui les appuie: six ans après la fin de l'exercice financier auquel ils se rapportent, comme l'exigent les lois fiscales du Québec et du Canada.
Correspondance et notes d'affaires. Courriels et notes de gestion échangés avec les personnes-ressources de nos clients et de nos partenaires: pendant toute la relation d'affaires, puis sept ans après sa fin.
Organisations qui ne sont pas devenues clientes. Échanges avec une école ou un centre de services scolaire qui s'est informé de nos services: trois ans après le dernier contact.
Listes d'élèves reçues par courriel. Supprimées dès leur importation dans Tangibles; elles ne sont jamais conservées ailleurs que dans l'application.
Statistiques de visite de beetics.com. Quatorze mois au plus.

La destruction est définitive. Lorsque nous conservons des statistiques, elles sont anonymisées de façon à ne plus permettre d'identifier qui que ce soit.

10. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur rectification, la cessation de leur diffusion ou leur désindexation, le retrait de votre consentement, ou leur communication dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité). Pour un élève, la demande peut être faite par l'élève de 14 ans et plus ou par son parent ou tuteur; nous la traitons avec l'école. Écrivez au responsable (section 2). Nous répondons dans un délai de 30 jours; l'accès est gratuit. Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de répondre.

11. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons sans délai la Commission d'accès à l'information, les personnes concernées et l'organisation scolaire concernée, et nous prenons les mesures pour réduire le risque.

12. Plaintes

Pour toute plainte, écrivez au responsable (section 2). Nous accusons réception dans les 5 jours ouvrables et donnons une réponse écrite dans les 30 jours. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

13. Modifications

Nous publions toute modification de cette politique sur cette page, avec sa nouvelle date d'entrée en vigueur. Si une modification touche les renseignements des élèves, nous en avisons d'abord les organisations scolaires. Nous ne demanderons jamais un consentement par simple poursuite de la navigation.

Date d’entrée en vigueur: 1er novembre 2026.